registro de huéspedes en tu alquiler vacacional

Recomendaciones para el registro de huéspedes de tu apartamento turístico

Durante el año pasarán muchas personas por tu apartamento turístico y uno de los aspectos que tendrás que cuidar es el registro de huéspedes. En este post te contamos las obligaciones legales que existen, cómo cumplirlas y te damos consejos para hacer el registro de huéspedes y el check-in correctamente.

¿Qué obligaciones legales existen respecto al registro de huéspedes en un apartamento turístico?

Ley de Protección de la Seguridad Ciudadana establece que las personas físicas o jurídicas que desarrollen actividades relevantes para la seguridad ciudadana como el hospedaje, tendrán que realizar el registro de viajeros. Además, según la normativa, los viajeros deberán firmar un parte de entrada.

La obligación de registro no solo se aplica a los hoteles, también a los campings, apartamentos turísticos o alojamientos similares.

Las obligaciones que deberán cumplir los alojamientos turísticos y de otro tipo son las siguientes:

  • Cumplimentar un parte de entrada de cada viajero en el check-in, que se podrá elaborar de forma manual o electrónica, pero deberá ir firmado siempre por el viajero.
  • Elaboración de un libro registro de huéspedes del apartamento turístico que contendrá todos los partes de entrada de forma correlativa y en orden. Tendrá un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500 hojas.
  • El libro registro deberá estar siempre a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y se deberá conservar durante un plazo de tres años desde la fecha de la última hoja que contenga.
  • La información que contienen las hojas del libro registro se deberá comunicar a las dependencias policiales mediante la presentación física, por correo ordinario, mediante fax o utilizando medios electrónicos (el modo de presentación dependerá de la localización del alojamiento turístico). Se deberá presentar dos copias, una para que quede en poder de la policía y otra, que se sellará por la policía, para que quede en poder del establecimiento.
  • La información sobre cada viajero deberá comunicarse dentro del plazo de las 24 horas siguientes a su entrada en el alojamiento turístico.

¿Qué contenido debe tener el parte de entrada de viajeros?

El contenido que establece la normativa que debe tener el parte de entrada de viajeros es el siguiente:

  • Número de parte
  • Datos del establecimiento:
    • Número de NIF
    • Nombre del establecimiento
    • Municipio
    • Provincia
  • Sello del establecimiento
  • Datos del viajero:
    • Número de documento nacional de identidad
    • Tipo de documento
    • Fecha de expedición
    • Primer apellido
    • Segundo apellido
    • Nombre
    • Sexo
    • Fecha de nacimiento
    • País de nacionalidad
    • Fecha de entrada
  • Fecha del parte y firma del viajero

En este enlace, puedes encontrar el modelo de parte que debes utilizar y descargarlo.

Aspectos importantes a la hora de hacer el check-in de viajeros

Además de las obligaciones legales que hemos visto anteriormente en cuanto al registro de huéspedes, es importante considerar una serie de pasos a la hora de realizar el check-in que son los siguientes:

  • Verifica el estado del apartamento. Aunque hayas hecho una limpieza a fondo, es importante que eches un último vistazo para que todo esté perfecto.
  • Deja algún detalle para recibir a tus clientes. Pueden ser unos caramelos, bombones, flores o una tarjeta de bienvenida.
  • Ponte de acuerdo sobre la hora de llegada. Acuerda con tus huéspedes la hora de llegada, para poder preparar el recibimiento y toda la documentación necesaria de manera que el checkin sea rápido.
  • Si vas a recibirles personalmente, es importante que transmitas buena presencia, les trates de Usted, prestes atención cuando hablen, estés atento a sus costumbres en función del país de origen, les ofrezcas ayuda con las maletas y les preguntes sobre su viaje.
  • Utiliza un checkin electrónico. Es una forma cómoda y rápida de gestionar el checkin en apartamentos turísticos, sobre todo en este momento para evitar contagios debidos al coronavirus. Puedes instalar una cerradura que se abra a través del móvil con una clave y un parte de registro que se pueda firmar también en el móvil.
  • Aporta información a tus huéspedes. Aprende a ser proactivo y envía a tus huéspedes indicaciones sobre cómo llegar a tu alojamiento, qué medios de transporte pueden utilizar y cuanto cuestan. Puedes enviarles un pequeño mapa con indicaciones. Una vez que hayan llegado al alojamiento podrás informarles sobre las normas de la casa, el funcionamiento de televisión y electrodomésticos, el lugar en el que encontrar mantas, toallas, sábanas o papel higiénico.
  • Contrata a una empresa de gestión de apartamentos turísticos. Podrán ayudarte no solo con el checki-n y el check-out , sino darte un servicio integral que incluya aspectos tan importantes como el anuncio del apartamento, la limpieza, la decoración, las fotos y la gestión de reservas, entre otros aspectos.

Crear una buena experiencia para tus huéspedes empieza desde la primera toma de contacto. El registro de huéspedes y el check-in son fundamentales para cumplir con la ley y para que tus huéspedes se lleven una buena impresión, repitan y recomienden tu alquiler vacacional.

En RENTU ofrecemos un servicio donde podemos encargarnos de todo este proceso y que tu puedas despreocuparte del momento de llegada o salida de tus huéspedes.

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